Сегодня разговаривала с коллегой.
У её директора возник вполне понятный вопрос:
Как контролировать задачи? Что сделано, что не сделано и что предстоит выполнить?
Я говорю:
— Смотри, как раз моя программа это позволяет делать. Можно видеть задачи, контролировать выполнение, у нас даже приложение на телефоне есть.
Знаете, что она ответила?
— Я лучше в Telegram в закрепах сделаю, чтобы постоянно не пиликало.
И вот тут я задумалась.
Дело ведь даже не в уведомлениях.
Директор хочет видеть, что происходит в работе. А сотрудник предпочитает оставить всё в привычном для себя формате.
В голове.
В личных заметках.
В закреплённых сообщениях.
И вроде бы ничего страшного.
Пока человек помнит.
Пока не заболел.
Пока не ушёл в отпуск.
Пока не уволился.
Но давайте посмотрим, что происходит дальше.
Когда задачи находятся в голове одного сотрудника, бизнес становится зависимым от его памяти.
Руководитель не всегда понимает:
— Какие задачи действительно выполняются?
— Что уже сделано, а что только обещано?
— Какие сроки приближаются?
— Что забыли?
— Какие процессы зависят от конкретного человека?
И самое неприятное — иногда руководитель даже не знает, что он чего-то не знает.
Потому что сотрудник привык самостоятельно держать всё под контролем.
А руководитель привык доверять.
И постепенно возникает ситуация, когда один человек становится единственным носителем информации о своей работе.
Это может выглядеть как незаменимость.
Но на самом деле это риск.
Потому что незаменимый сотрудник — не всегда признак хорошо организованного бизнеса. Иногда это признак того, что процессы не организованы вообще.
И я не говорю, что каждый сотрудник, который ведёт задачи в Telegram, обязательно саботирует работу.
Нет.
Возможно, ему просто удобнее.
Возможно, он не хочет осваивать новый инструмент.
Возможно, он не понимает, зачем нужна система.
Но если руководитель хочет видеть реальную картину, а информация остаётся только у исполнителя, возникает проблема.
И она гораздо серьёзнее, чем кажется.
Потому что бизнес должен работать не только тогда, когда конкретный сотрудник находится на своём месте.
Он должен понимать:
— что происходит,
— что предстоит сделать,
— кто отвечает,
— и где процесс остановился.
Иначе получается, что руководитель управляет не системой, а людьми, которые каждый день рассказывают ему, как всё устроено.
А это уже совсем другая история.
В следующей статье хочу разобрать ситуацию, которая встречается гораздо чаще, чем кажется: сотрудник уходит, и вместе с ним из компании исчезает целая система работы.
Что происходит, когда все задачи, договорённости, сроки и знания остаются у одного человека?
И почему иногда увольнение одного сотрудника становится проблемой для всего бизнеса?